Digitaal ondertekenen offertes

Het bevestigen van een offerte kan voor sommige van uw klanten een lastige opgave zijn. Niet iedereen is immers even handig in het digitaal terugsturen van een geprint en ondertekend document. Daarnaast zijn er in deze tijd veel werknemers die thuiswerken waardoor deze niet de beschikking hebben over de juiste apparatuur om even snel een getekende offerte in te scannen en naar u terug te mailen. Maar dat is verleden tijd...

Vanaf nu is Visual Rental Dynamics eSign beschikbaar, welke wij blijvend gratis aanbieden aan alle gebruikers van ons verhuurpakket! Met deze nieuwe module stuurt u simpelweg een link mee in het e-mailbericht bij het versturen van een offerte. Met slechts één klik wordt uw klant doorwezen naar de offerte op het eSign portaal, alwaar de offerte met slechts enkele handelingen kan worden geaccordeerd.

Om een offerte digitaal te kunnen laten ondertekenen kunt u bij het opstellen van een e-mailbericht voor het verzenden van de offerte een link toevoegen. Dit doet u door in de tab Invoegen te klikken op de knop Link digitaal ondertekenen:

In het e-mailbericht wordt daarna een knop toegevoegd voor digitaal ondertekenen:

U kunt deze knop ook standaard in het e-mailsjabloon voor offertes plaatsen zodat deze altijd automatisch wordt meegestuurd.

Wanneer de klant de mail heeft ontvangen en op de knop Digitaal ondertekenen klikt dan wordt deze automatisch doorverwezen naar de het VRD eSign portaal, waar de offerte ingezien en ondertekend kan worden:

De ondertekenaar dient hier ook verplicht zijn of haar naam en e-mailadres op te geven. Meerdere talen worden op het portaal ondersteund. Er kan van taal gewisseld worden door op één van de vlaggetjes rechts bovenin de pagina te klikken. De offerte kan ingezien worden door op de knop Offerte weergeven te klikken. Na de invoer van de gegevens en het zetten van de handtekening kan de offerte geaccordeerd worden door op de knop Offerte akkoord te klikken.

Wanneer de offerte digitaal is geaccordeerd dan ontvangt u (of de behandelaar van de order, als dat zo is ingesteld bij de instellingen) een bericht per e-mail dat de order digitaal is ondertekend:

Wanneer u gebruik maakt van de Cloud versie van Visual Rental Dynamics, dan wordt de order nu automatisch bevestigd en wordt het geaccordeerde document toegevoegd op de order:

Indien u gebruik maakt van een lokale installatie, dan kunt u de accordering handmatig ophalen door op de order in de tab Bestanden > Accorderingen op de knop Ophalen van VRD eSign portaal te klikken:

Nadat de digitale accordering is opgehaald dan wordt de order automatisch bevestigd en wordt het geaccordeerde document toegevoegd op de order.

Indien u gebruik maakt van de Cloud versie van Visual Rental Dynamics dan heeft u ook de mogelijkheid om na digitale accorderingen automatisch een bevestiging van de accordering te laten mailen naar de klant.

Voor meer informatie en instructies over deze functionaliteit van ons verhuurpakket verwijzen wij u graag naar de handleiding in het programma.